Электронный архив документов | sX-Space.Archive — универсальная система электронного хранения документов, которая позволяет автоматизировать наиболее критические функции архивной деятельности, гарантирует безопасное, контролируемое и управляемое хранение, поиск и пользование различными видами документов. Система обеспечивает управление жизненным циклом документа с момента поступления до окончания срока хранения в соответствии с утвержденными правилами организации.

Внедрение Электронного архива документов | sX-Space.Archive обеспечит структурированное хранение документов в электронном виде, минимизирует затраты на поддержку бумажного архива, сделает невозможными риски потери, порчи документов и повысит эффективность работы с документооборотом в целом.

Функциональные возможности:

Общие функции
  • Регистрация документов
  • Поиск дел, томов, документов, включая полнотекстовый поиск (по содержанию документов)
  • Автоматическое преобразование документов в PDF/A - формат
  • Сканирование бумажных документов, печать бар-кодов, импорт в архив электронных документов, включая документы с цифровой подписью
  • Поддержка импорта и экспорта электронного документа в ASiC - формат, что соответствует требованиям ЕС
  • Аудит операций, формирование и согласование актов на уничтожение, передача дел в подразделения
  • Формирование акта приема-передачи
Работа с делами, томами, документами
  • Карточки дел, томов, документов, печатные формы карточек
  • Конструктор нумерации дел
  • Переформирование дел, закрытие дел, работа с делами, ведение переходящих дел
  • Формирование и согласование описаний
Формирование и ведение номенклатуры дел
  • Конструктор дел согласно структуре и утвержденным положенимя архивного хранения, формирование сведенной номенклатуры дел, дел структурных подразделений
  • Формирование на основе номенклатуры предыдущих лет, согласование номенклатуры дел
  • Формирование печатной формы номенклатуры дел
Выдача и возврат
  • Поддержка бумажного архива, топологии физического места хранения документов
  • Автоматизированные процессы выдачи и возврата дел/томов/документов
  • Поддержка передачи документов для хранения во внешние хранилища/аутсорсинговое хранение
Отчеты
  • Книга учета поступлений и выбытия документов
  • Статистический отчет в разрезе подразделений, номенклатуры дел, дополнительная настройка отчетов, возможность подключения дизайнера отчетов
Ролевая модель/модель безопасности
  • Загрузка групповой/ролевой модели с внешних систем, поддержка КЭП
  • Конфигурирование матрицы прав доступа в разрезе оргструктуры, ролей, номенклатуры дел
  • Поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП) и квалифицированной Цифровой подписи (КЭП)

Преимущества системы:

sX-Space.Archive
Широкие возможности настройки решения и его развития: разработка собственных процессов, отчетов и форм без программирования
sX-Space.Archive
Мощные интеграционные возможности: SX-Arсhive может быть интегрирован с любыми системами и порталами, которые поддерживают инструменты интеграции, например, системой электронного документооборота, ЦПАУ, кабинетом гражданина, системой электронных петиций, внешним и внутренним порталами
sX-Space.Archive
Возможность размещения системы в облаке или на серверах Заказчика
sX-Space.Archive
Криптографическая защита данных, поддержка квалифицированной электронной подписи
Согласие на сбор, обработку и хранение ваших персональных данных и файлов cookies
Данные используются для более эффективной работы с нашим сайтом, и статистики использования сайта посетителями. Информацию об использовании ваших данных вы можете найти на странице «Политики конфиденциальности» и файлов «Cookies»
Связаться с нами Связаться с нами