Выполненные проекты

Управление документами, Архивирование, БА, Финансовый сектор, Alfresco Community Edition

Система электронного архива sX-Space.Archive

2020 г. (active) Alfresco Community Edition
Описание проекта

Система хранения электронных документов, которая обеспечивает структурированное надежное хранение банковских документов согласно номенклатуре дел, с количеством пользователей 500 человек.

Функциональные возможности
  • Отправка документа на архивное хранение из информационных систем банка
  • Регистрация документов
  • Сканирование электронных документов, в том числе, прямой импорт в архив, включая документы в электронной — цифровой подписью
  • Поиск дел, томов, документов, включая полнотекстовый поиск по смыслу документов
  • Аудит операций формирования и согласования актов на уничтожение, передача дел в подразделения
  • Формирование акта приема — передачи, акта уничтожения документов и других
  • Преобразование документов в неизменный формат PDF – A, рассчитанный на долговременное хранение документов
  • Работа с делами, томами, документами (конструктор нумерации дел, переформирование, закрытие, работа с делами, ведение переходных дел).
  • Формирование и ведение номенклатуры дел
  • Конструктор дел согласно структуре и утвержденных положений архивного хранения, формирование сведенной номенклатуры дел, дел структурных подразделений
  • Формирование номенклатуры на основе номенклатуры предыдущих лет, согласование номенклатуры дел
  • Формирование печатной формы номенклатуры дел
  • Выдача дел, томов, документов
  • Возвращение дел, томов, документов
  • Экспорт документов, томов, дел в электронном формате ASIC, что позволяет сохранят непосредственно документы, мета — информацию, и информацию, касательно цифровых подписей, согласно рекомендациям Европейского союза
  • Книга учета поступления и выбытия документов
  • Статистический отчет в разрезе подразделений, номенклатуры дел, дополнительная настройка отчетов
  • Загрузка групповой / ролевой модели с внешних систем, поддержка КЭП.
  • Конфигурирование матрицы прав доступа в разрезе оргструктуры, ролей, номенклатуры дел.
  • Поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП) и квалифицированной Цифровой подписи (КЭП).
Результаты внедрения

Внедрение sX-Space.Archive обеспечило структурированное хранение документов в электронном виде, минимизировало затраты на поддержку бумажного архива, повысило эффективность работы с документооборотом в целом, упростило работу с архивными документами (изъятие, отправка на хранение).

Система электронного документооборота sX-Space.Business

2020 г. (active) Alfresco Community Edition
Описание проекта

Система, которая автоматизирует исходящие, входящие, внутренние документы, а также приказов и протоколов, объединяющая в себе 500 сотрудников.

Функциональные возможности
  • Доступ в Личный кабинет сотрудника: агрегация задач, документов, ссылок на внешние ресурсы, каталог бизнес-процессов
  • Внутренние документы: внутренняя переписка, обработка заявок, кадровые документы, докладные записки, внутренние нормативные документы и др.
  • Конструктор маршрутов согласования, подписания и исполнения документов, настройки контроля выполнения (включая циклический)
  • Поддержка шаблонов документов, возможностей совместной работы над проектом документа.
  • Приказы и распоряжения: согласование и подписание, поддержка шаблонов документов, исполнение, контроль исполнения, ознакомления.
  • Входящие документы: обработка входящей корреспонденции, рассмотрение, исполнение (подготовка ответа), контроль исполнения,
  • Исходящие документы: обработка исходящей корреспонденции, связь с входящим документом, согласование и подписание, поддержка шаблонов документов,
  • Управление и контроль жизненного цикла документов: создание, хранение, редактирование, добавление файлов, управление версиями, регистрация, согласование, подписание, исполнение, архивирования, передача и т.д.
  • Согласование документов: параллельное, последовательное, смешанное.
  • Поиск документов, в т.ч. с учетом морфологии
Результаты внедрения

В результате внедрения sX-Space.Business автоматизированы основные процессы делопроизводства, ускорено выполнение рутинной работы сотрудниками, минимизированы риски ошибок при работе с документами и повышена исполнительская дисциплина.

В рамках проекта обеспечено интеграция с кадровой системой банка и CRM — системой.